Encaissements et dons

Parcours protection civile

Le compte sur lequel l'association reçoit l'argent, les cotisations payées en espèces ou par virement, les collectes de fonds et la page publique. Les montants sont en euros.

Connecter le compte

Allez dans Administration → Encaissements et paiements et cliquez sur Connecter le compte de l’association. Stripe s'ouvre : vous y créez un compte au nom de l'association. Il faut l'IBAN, le numéro fiscal et une pièce d'identité du représentant légal. Ces données restent chez Stripe et l'argent arrive sur ce compte sans passer par nous.

Une fois la procédure terminée, vous revenez sur la page, et le cadre Le compte sur lequel vous encaissez vous indique où il en est :

• Compte connecté et actif : les membres peuvent payer en ligne.
• Configuration à terminer : Stripe demande encore quelques données. Cliquez sur Reprendre la configuration et repartez de là où vous en étiez.

Dans le même cadre figure le pourcentage que nous retenons sur les encaissements : il est prélevé dans la même transaction, le reste arrive à l'association. Une fois le compte connecté, Ouvrir le tableau de bord Stripe apparaît aussi. Le bouton pour payer n'apparaît aux membres que lorsque Stripe a activé les encaissements, c'est-à-dire quand l'encadré indique « Compte connecté et actif » : tant que la configuration est incomplète il reste masqué, et il en va de même pour les dons en ligne. Le compte est créé dans le pays de l'association.

Tant que le compte n'est pas actif, le membre ne voit pas le bouton pour payer et la page des dons avertit que les dons en ligne ne sont pas actifs. Le pourcentage vaut pour tous les encaissements en ligne, cotisations et dons.

Espèces et virement

Espèces et virement bancaire existent dès la création de l'association : vous les trouvez dans Paiements → Moyens de paiement. Pour indiquer aux membres où verser, ouvrez le virement et, dans Paramètres, ajoutez la clé iban avec le code comme valeur. Les clés intestatario, istruzioni et note fonctionnent aussi : sur les Espèces, par exemple, « au local le mardi soir ». Le membre retrouve ces indications à côté de ses cotisations.

Enregistrer un encaissement

Les cotisations et les autres documents se trouvent dans Paiements → Factures. Sur un document En attente ou Partielle, vous avez deux boutons :

• Encaisser en espèces : vous saisissez le montant reçu.
• Enregistrer le virement : montant, CRO / Référence du virement et Date de valeur.

Si la somme couvre le total, le document passe à Payée, sinon il reste Partielle. Un brouillon ne s'encaisse pas : vous le passez d'abord à En attente, aussi sur plusieurs lignes avec Marquer comme en attente. Les paiements en ligne se marquent tout seuls quand Stripe les confirme. Si le document est la facture d'une cotisation, une fois payée le membre est à jour : l'année sociale s'inscrit toute seule.

Le bouton PDF télécharge le document ; le membre télécharge le reçu de la cotisation payée depuis son espace, quel que soit le moyen de paiement. Les taux de TVA proposés dans le document sont les taux italiens. Facture, reçu et reçu de don sortent dans la langue de l'association, quel que soit celui qui les télécharge ; le titre et le texte légal du reçu de don sont ceux de son pays, dans sa langue lorsque le pays en a plusieurs (en Suisse allemand, français ou italien).

Dépenses

Ce que l'association dépense, vous l'inscrivez dans Paiements → Dépenses avec Créer : date, montant, description, fournisseur et catégorie ; s'il y a de la TVA, le taux et le montant, et si elle est déductible. Pour les organismes italiens, il y a aussi Domaine (rapport ETS), c'est-à-dire la section du rapport ETS dans laquelle va ce coût. En bas de la liste, vous trouvez le total des dépenses affichées, et les filtres par catégorie restreignent le calcul.

Les dépenses sont visibles par ceux qui voient les paiements, et saisies par ceux qui les gèrent. Chaque dépense garde la trace de qui l'a enregistrée.

Dans Rapports → Rapports financiers, choisissez le rapport et l'année (pour le livre de caisse et le récapitulatif TVA, aussi le mois) et cliquez sur Générer le rapport. L'État (recettes/dépenses) est un compte de caisse : les recettes sont les encaissements enregistrés, c'est-à-dire espèces, virements, paiements en ligne et dons, moins les remboursements, à la date où l'argent est entré ou sorti ; les dépenses sont celles de ce registre. Chaque rapport reste dans Rapports récents et se télécharge en PDF avec Télécharger. Seuls ceux qui voient les paiements peuvent les ouvrir.

Transactions et remboursements

Dans Paiements → Transactions figure chaque somme entrée ou rendue. Les lignes naissent des encaissements, elles ne s'écrivent pas à la main.

Sur un paiement en ligne réussi, il y a Rembourser. Laissez le montant vide pour tout rendre, ou saisissez une somme pour un remboursement partiel. L'argent revient sur la même carte et le remboursement apparaît parmi les transactions dès que Stripe le confirme. Le bouton n'est visible que pour ceux dont le rôle a le droit de rembourser, comme le trésorier. Espèces et virements n'ont pas de bouton : c'est vous qui les rendez.

Collectes de fonds

Une collecte est un projet pour lequel vous demandez des dons : le défibrillateur pour le local, la restauration de l'orgue, cent arbres pour le parc. Vous l'ouvrez depuis Administration → Collectes de fonds → Nouvelle collecte.

Saisissez le Titre et l'Adresse se remplit toute seule ; l'Objectif est facultatif. Seules les collectes à l'état Ouverte sont visibles du public ; si vous ne mettez pas de dates, la collecte démarre aujourd'hui et dure un an. Dans La présentation, ajoutez la couverture, une vidéo YouTube ou Vimeo et le texte pour les réseaux sociaux. Dans Paliers de récompense, vous pouvez promettre quelque chose à ceux qui donnent au moins une certaine somme, par exemple leur nom sur la plaque.

Dans la liste, vous voyez ce qui a été Collecté, l'Objectif et les Donateurs. Lien à partager vous donne l'adresse, avec le domaine de l'association si elle en a un. Affiche ouvre une feuille A4 avec un grand QR, à imprimer ou à télécharger en PDF : cela fonctionne même avant d'avoir connecté le compte.

Dons

Le donateur ne s'inscrit pas : il choisit le montant (un euro minimum), saisit son nom et son e-mail et, s'il le souhaite, son numéro fiscal, son adresse et un message. Sur le mur des donateurs, il choisit d'apparaître pour tous, seulement pour les autres donateurs ou de façon anonyme. Les dons sans projet vont dans une collecte Dons libres, qui apparaît d'elle-même dans la liste au premier don.

Quand Stripe confirme le paiement, le total de la collecte se met à jour, un reçu de type Don avec sa propre numérotation naît dans Factures, et le donateur le reçoit par e-mail.

Ce qui est écrit sur le reçu se décide dans Administration → Données de l'organisation : forme juridique, numéro fiscal et registre dans Identité légale ; dans Statut fiscal avantageux, vous activez la reconnaissance et en indiquez les références. Le nom de cette entrée change selon le pays : en Italie, c'est « Ente del Terzo Settore (ETS) ». Dans la section Bénévolat, ajoutez une note qui figure sur chaque reçu de don.

La page publique

Toujours dans Données de l'organisation, la section Page publique active la vitrine de l'association avec Page publique active. Sous l'interrupteur figure l'adresse, qui se termine par /a/ et le nom court de l'association. Dans Qui nous sommes, en bref, présentez l'association en trois ou quatre lignes.

La page affiche jusqu'à trois collectes ouvertes, les dernières Actualités et les Pages de la vitrine, avec le bouton Soutenez-nous qui mène au don libre. Elle est désactivée au départ et s'enregistre avec Enregistrer les paramètres. La page de don fonctionne même quand la vitrine est désactivée.

Par où commencer

Connectez le compte et ajoutez l'IBAN au moyen de paiement virement. Ensuite, ouvrez une collecte en Brouillon, regardez l'affiche et, quand elle vous convient, passez-la en Ouverte et partagez le lien.