Bénévoles

Parcours protection civile

Le fichier de celles et ceux qui interviennent. C'est la base de tout le reste : sans personnes, pas de créneaux à couvrir, pas d'EPI à remettre, pas de formations à suivre.

La fiche de la personne

Chaque bénévole a une fiche avec l'état civil, les coordonnées, la fonction exercée et le statut (actif, suspendu, sorti). Le numéro d'identification est vérifié contre le registre : si la date de naissance ou la commune ne correspondent pas, le champ le dit tout de suite au lieu de laisser passer un numéro erroné qui cassera plus tard l'export du registre.

Les départements viennent d'une liste déroulante, et ils y sont tous. Cela ressemble à un détail, mais la remarque vient d'une association réelle : la liste s'arrêtait à une lettre, et qui habitait au-delà ne pouvait pas s'inscrire.

Équipes

Les équipes servent à deux choses : dire qui travaille avec qui, et donner un responsable à un groupe. Un bénévole peut appartenir à plusieurs équipes ; chaque équipe a un chef d'équipe, et c'est lui que vous voyez dans la liste quand il faut appeler quelqu'un.

Les équipes ne limitent pas les créneaux : vous pouvez affecter n'importe qui à un créneau, y compris d'une autre équipe. Elles organisent, elles ne ferment pas de portes.

Membres et bénévoles ne sont pas la même chose

Le tableau de bord affiche deux chiffres différents : les membres et les utilisateurs avec accès. Ce n'est pas une erreur. Un membre est une fiche du registre associatif, avec la cotisation, la carte et les échéances ; un utilisateur avec accès est quelqu'un qui a un mot de passe et peut se connecter. Beaucoup de membres ne se connectent jamais, et certains collaborateurs se connectent sans être membres.

Habilitations et attestations

Les permis et les habilitations ne sont plus rangés dans la fiche du document : ils ont leur propre fiche, car un bénévole peut détenir le permis bateau, le CACES chariot et le CACES grue, et chacun expire de son côté. Dans le tableau « Attestations et qualifications » se range aussi la visite médicale — c'est une attestation avec une échéance comme les autres.

Ce qui approche de l'échéance remonte tout seul dans le tableau de bord, avec le préavis que vous choisissez. Vous n'avez pas à y penser.

Par où commencer

Chargez les personnes, puis créez deux équipes et répartissez-les. Les habilitations peuvent attendre : rien ne vous bloque tant que vous ne demandez pas au système de contrôler quelque chose.