L'application des membres

Parcours protection civile

Membres et bénévoles n'entrent pas dans le panneau que vous utilisez : ils ont leur propre espace, à l'adresse comitix.com/member, depuis le téléphone ou l'ordinateur. Ce que vous écrivez ici, le membre le retrouve là-bas.

Comment ils y entrent

Quand vous créez un membre depuis Membres › Liste des membres › Nouveau membre, l'interrupteur Lui donner accès à l’espace membre est activé par défaut : à l'enregistrement, un e-mail part pour choisir le mot de passe. On se connecte avec l'e-mail et le mot de passe.

Prévenez les membres de ce qui va arriver : l'objet est « nom de l'association vous a donné accès à l'espace membres » et le bouton est Choisir votre mot de passe. Le lien est valable 60 minutes. S'il expire ou tombe dans les indésirables, cliquez sur Renvoyer l’invitation dans la fiche du membre.

Celui qui oublie son mot de passe le récupère tout seul avec Mot de passe oublié ? sur la page de connexion. Celui qui a activé la vérification en deux étapes saisit, après le mot de passe, le code de son application d'authentification ou celui reçu par SMS ; s'il a perdu son téléphone, il se connecte avec l'un des codes de récupération.

Sur le téléphone

L'application s'installe depuis le navigateur, sans passer par un store. Dans le Profil du membre, il y a l'onglet Installer l'app : sur Android avec Chrome, le bouton Installer l'app suffit ; sur iPhone, on ouvre la page dans Safari, on touche Partager et on choisit « Sur l'écran d'accueil ». L'icône sur le téléphone porte le nom de l'association. L'icône est le logo de l'association, mis au carré : celui que vous chargez dans les données de l'organisme, en PNG ou JPG. Sans logo, l'icône de Comitix reste.

Les notifications push s'activent avec le bouton Activer les notifications dans le menu : le téléphone demande l'autorisation à ce moment-là seulement, jamais à l'ouverture. Sur iPhone, elles fonctionnent depuis l'application ajoutée à l'écran d'accueil. Le micro pour les messages vocaux dans la messagerie n'est demandé qu'au moment où l'on touche l'enregistreur.

La langue se change en haut à droite : italien, anglais, allemand, espagnol, français et néerlandais.

Ce que trouve le membre

• Tableau de bord : les créneaux du mois, les certificats qui arrivent à échéance, les prochains créneaux et les prochains événements.
• Mes données : pour chaque année, les heures de service, les interventions, les sorties avec les véhicules, les uniformes et EPI remis, les formations et les cotisations, avec Télécharger le relevé en PDF. Il y a aussi les certificats d'appartenance, avec la page de vérification que le membre peut désactiver. Le relevé PDF sort dans la langue de l'association.
• Créneaux : J'accepte ou Je ne peux pas sur les créneaux proposés ; Je me propose sur les créneaux non couverts ; Demander l'échange met un créneau au tableau d'affichage, Je le prends le récupère. Pointer l'entrée et Pointer la sortie fonctionnent de deux heures avant à six heures après le créneau ; sinon, on scanne le QR du créneau avec l'appareil photo.
• Disponibilités : le jour, de telle heure à telle heure ou Toute la journée, Disponible ou Indisponible. Sous L'association vous demande, il trouve les demandes qui lui sont adressées, avec Je suis disponible et Je ne peux pas.
• Événements : les événements publiés, avec S'inscrire et les accompagnateurs ; la participation se règle auprès de l'association.
• Formation : les cours, avec S'inscrire au cours, et ses propres certificats.
• Bibliothèque : manuels, guides et documents, avec versions et pièces jointes.
• Chat, si votre formule le comprend : conversations avec les autres membres, messages vocaux et appels.
• Support : les demandes avec objet, catégorie et priorité, et les réponses.
• Cotisations : les cotisations à sa charge et ce qui reste In sospeso. Le bouton Paga mène à la page de paiement de Stripe et n'apparaît que si l'association a connecté son compte depuis Encaissements et paiements ; virement et espèces affichent les références que vous avez saisies. Une fois la cotisation payée, il y a Scarica la ricevuta.
• Ma carte, seulement pour ceux qui en ont une active : le QR à présenter à l'entrée, Télécharger la carte en PDF et, là où le service est actif, Ajouter à Google Wallet.
• Notifications : les avis, et le Transfert des notifications vers une autre adresse, par exemple pendant les vacances.

Dans le menu, il y a aussi Interventions, Feuilles de service, Calendrier, Assemblées, Ressources, Musique et, pour ceux qui les ont, Sport et Mes enfants : les chapitres consacrés en parlent. Dans le Profil, le membre corrige son nom et son téléphone avec Modifier, change le mot de passe et charge sa photo. L'e-mail, en revanche, c'est vous qui le changez depuis la fiche du membre : c'est l'adresse où arrivent les invitations et les avis, et une faute de frappe l'en priverait.

Créneaux et disponibilités demandent la fiche opérationnelle

Créneaux, disponibilités, qualifications et certificats ne sont visibles que pour ceux qui ont une fiche dans Personnel et bénévoles › Personnes reliée à leur accès. Ceux qui arrivent par une candidature approuvée dans Candidatures l'ont déjà. Le lien se crée tout seul quand, dans Personnes, vous choisissez la personne dans le champ Membre : la fiche prend son accès. Si un bénévole lit « Votre profil opérationnel n'est pas encore actif : demandez au secrétariat. », sa fiche a été saisie à la main sans choisir le membre : ouvrez-la et choisissez-le. Pour les événements, les cours, les cotisations et la carte, il suffit en revanche d'être membre.

Ceux qui sont dans plusieurs associations

Le choriste qui est aussi bénévole, l'entraîneur de deux clubs : un seul compte, un seul mot de passe. L'application montre une association à la fois, avec son nom en haut du menu : carte, cotisations et créneaux sont ceux de cette association. Ceux qui sont dans plusieurs associations trouvent sous le nom le sélecteur Changer d'association : ils choisissent l'autre et l'application repart de là. Ceux qui sont dans une seule ne le voient pas. Ceux qui ont un rôle de gestion peuvent aussi changer depuis le sélecteur du panneau, et l'application suit.

Ce que vous voyez

• Dans le créneau, parmi les personnes affectées : le statut Confirmé ou Refusé, ceux marqués S'est proposé (vous l'acceptez avec Confirmer l'offre), les échanges à valider avec Approuver l'échange, les heures d'Entrée et de Sortie. Le QR à afficher s'ouvre avec QR de présence ; avec Demander une disponibilité, la demande arrive au bénévole dans Disponibilités.
• Dans l'événement, l'onglet Inscrits.
• Les demandes des membres dans Support › Demandes d’assistance.
• Les cotisations payées en ligne se marquent toutes seules quand Stripe confirme ; les virements et les espèces, c'est vous qui les enregistrez.
• La carte dans la fiche du membre, onglet Tessera : Émettre la carte, Renouveler, Suspendre. Une carte suspendue disparaît de l'application.

Par où commencer

Saisissez-vous vous-même comme membre, ouvrez l'invitation, choisissez le mot de passe et installez l'application sur votre téléphone. Regardez-la avec les yeux d'un membre, puis envoyez à tous l'adresse comitix.com/member avec deux lignes sur l'e-mail d'invitation.