Membres et cotisations
Parcours protection civile
Tout part du menu Membres, avec les entrées Liste des membres et Catégories.
Saisir un membre
Dans Liste des membres, cliquez sur Nouveau membre. Il faut le prénom, le nom et l'e-mail : l'e-mail sert aux communications officielles et c'est l'identifiant de connexion à l'espace membre.
L'interrupteur Lui donner accès à l’espace membre est activé par défaut : à l'enregistrement, le membre reçoit une invitation pour choisir son mot de passe. Si vous le désactivez, le membre reste dans le registre sans invitation ; vous lui donnerez l'accès plus tard depuis sa fiche avec Renvoyer l’invitation, utile aussi si l'invitation est tombée dans les indésirables.
Si la personne utilise déjà Comitix avec une autre association, aucun second compte n'est créé : son appartenance à votre association s'ajoute et elle se connecte avec le mot de passe qu'elle a déjà.
Le Numéro d’adhérent peut rester vide. Comitix poursuit la numérotation que vous avez déjà (« 0127 », « M-0043 ») ; pour un nouveau registre, il part de 0001. Un numéro déjà utilisé est refusé.
En Italie seulement, le code fiscal est comparé au prénom, au nom, à la date de naissance et au genre ; dans les autres pays, le champ porte le nom de l'identifiant local.
Importer une liste
Pour une liste déjà prête, utilisez Importer des membres depuis un fichier : il faut un CSV avec une ligne par membre (depuis Excel : « Enregistrer sous » → CSV), séparé par des virgules ou des points-virgules.
Les en-têtes sont reconnus en italien, anglais, allemand, français, espagnol et néerlandais. Les colonnes reprises sont le prénom et le nom (sur une colonne ou deux, comme « Prénom » et « Nom »), l'e-mail, le numéro de membre, le numéro fiscal, le téléphone, la date de naissance (jj/mm/aaaa, jj.mm.aaaa ou aaaa-mm-jj), la ville et l'adresse. Le téléphone d'un membre déjà présent n'est ajouté que s'il n'en avait pas.
Les lignes sans e-mail valide sont ignorées et le récapitulatif dit lesquelles. L'e-mail sert aussi de clé contre les doublons : si vous rechargez le même fichier, ceux qui sont déjà là figurent parmi les « Déjà présents ».
L'import n'envoie pas d'invitations : invitez ceux qui doivent se connecter depuis leur fiche avec Renvoyer l’invitation. Le bouton n'apparaît que si votre rôle a le droit d'importer.
Catégories et cotisation annuelle
Dans Catégories, chaque catégorie a une Cotisation annuelle et une Durée, Annuelle ou À vie. Une nouvelle association démarre avec Membre jeune (jusqu'à 17 ans), Membre ordinaire (celle par défaut), Membre bienfaiteur et Membre d'honneur (à vie). Si vous n'en avez aucune, Partir des catégories standard les crée pour vous.
Les catégories démarrent à une cotisation de zéro, parce que c'est vous qui fixez le montant ; la liste le signale par « à définir : sans montant aucune cotisation n'est émise ».
La catégorie d'un membre se voit dans la liste, colonne Catégorie, avec la mention de la façon dont on y est arrivé. De lui-même, Comitix utilise celle dont la tranche d'âge comprend le membre (champs Age min et Age max, la date de naissance est nécessaire) et, pour tous les autres, celle où Par défaut est activé. Quand cela ne suffit pas, comme pour un membre d'honneur ou bienfaiteur, ouvrez la fiche et cliquez sur Catégorie : choisissez la catégorie et, si elle vaut pour une période, la date Jusqu'au. En laissant le choix vide, vous revenez à l'automatique. Pour plusieurs membres à la fois, sélectionnez-les dans la liste et utilisez Attribuer la catégorie.
Émettre les cotisations
Les cotisations s'émettent depuis Paiements › Renouvellements d'abonnement avec Émettre les cotisations : vous choisissez l'année et l'échéance. Avec Émettre aussi la facture, chaque cotisation devient aussi une facture avec un numéro progressif.
L'émission ne part jamais toute seule, elle concerne tous les membres actifs et ignore les catégories à cotisation zéro. La relancer ne double rien. Le montant est fixé au moment de l'émission : si l'année suivante vous augmentez la cotisation, les anciennes ne changent pas. La cotisation est demandée à ceux qui sont membres actifs aujourd'hui : celui qui a une période ouverte comme démissionnaire, suspendu ou en congé reste en dehors, de même que celui qui se trouve dans une catégorie À vie. À la fin, l'avis indique combien de cotisations ont été émises et combien sont restées en dehors, avec le motif.
Le membre « à jour »
Dans la fiche du membre, le cadre Periodi di stato résume : « Actuellement : Actif. Cotisation : à jour. ».
La cotisation est À jour quand le cadre Anni sociali contient l'année en cours ; l'année sociale va du 1er janvier au 31 décembre. Si la cotisation a été émise avec une facture, l'année s'inscrit toute seule quand la facture est soldée : paiement en ligne du membre, Encaisser en espèces ou Enregistrer le virement. Vous enregistrez un paiement avec Ajouter une année, origine Cotisation réglée et le montant. Pour ceux qui ne paient pas, comme un membre d'honneur ou une personne exemptée par délibération, utilisez l'origine Exempté. Sans l'année en cours, la cotisation apparaît comme Cotisation non réglée. Une cotisation sans facture se règle depuis la liste des renouvellements avec Marquer comme payée, même si elle a entre-temps été marquée « Échue ». Une cotisation avec facture s'encaisse depuis la facture : sur la ligne vous trouvez Ouvrir la facture.
Les années antérieures à Comitix se chargent d'un coup avec Reconnaître l'antériorité. Elles entrent comme « Déclaré par l'association » et comptent pour l'ancienneté. Les années manquantes, le cadre les liste de lui-même.
Avec Ouvrir une période, vous indiquez En congé, Suspendu ou Démissionnaire. Fermer une période ne remet pas le membre à jour : seule la liste des années dit où en est la cotisation.
La carte
La carte s'émet depuis la fiche, dans le cadre Tessera, avec Émettre la carte. Pour beaucoup de membres à la fois, sélectionnez-les dans Liste des membres et utilisez l'action groupée Émettre les cartes, qui ignore ceux qui en ont déjà une active.
La carte vaut un an à partir de l'émission et a son propre numéro, différent du numéro d'adhérent. Depuis le cadre, vous la téléchargez en PDF avec Télécharger et vous la renouvelez avec Renouveler, qui repousse la validité à un an à partir d'aujourd'hui et régénère le QR. Suspendre et Réactiver demandent un motif.
La carte ne dit pas à elle seule si le membre a payé : la ligne « Actuellement » et le QR montrent en temps réel certificat médical, couverture d'assurance et cotisation. Le membre retrouve sa carte dans son espace, sous Ma carte, avec le QR à présenter à l'entrée et le PDF. Si Google Wallet est actif sur votre Comitix, il trouve aussi Ajouter à Google Wallet.
Transférer un membre
Si l'association a des affiliations actives (mère, affiliées ou sections sœurs), la fiche affiche Transférer vers une autre section : vous indiquez la section, la date et l'acte. Le membre reste dans votre registre avec une période « Démissionnaire ». Dans la section qui l'accueille, ses années arrivent comme « Reconnu par une autre section », sans montant : l'encaissement reste à celle qui l'a fait. Si la personne a un compte, elle entre aussi dans l'espace membre de la section qui l'accueille et reçoit de là cotisations et convocations.
Par où commencer
Ouvrez Catégories et saisissez le montant de la cotisation. Ensuite, saisissez les membres, à la main ou depuis un fichier, et chargez l'antériorité. Enfin, émettez les cotisations de l'année et enregistrez les paiements au fur et à mesure qu'ils arrivent.