Confidentialité et registres

Parcours protection civile

Deux groupes du menu. Confidentialité et RGPD vaut pour toutes les associations, dans n'importe quel pays. Réglementation contient les registres et les obligations du Tiers Secteur italien et n'apparaît qu'aux organisations enregistrées en Italie.

S'il manque un groupe, le module n'est pas actif : vérifiez Ma formule.

Types de consentement

Les consentements que votre association demande : les photos sur le site, la newsletter, les données de santé pour le cours de natation. Pour chacun, indiquez Nom, Description et Base juridique (Consentement, Contrat, Obligation légale, Intérêt vital, Intérêt public, Intérêt légitime). Obligatoire signale les consentements demandés pour l'adhésion ; Actif, vous le désactivez quand vous ne demandez plus un consentement. La colonne Consentements compte combien ont été enregistrés pour ce type. Les consentements eux-mêmes, vous les voyez dans la fiche du membre, encadré Consentements : l'historique, qui a signé, comment il a été recueilli. De là, vous enregistrez aussi ceux donnés sur papier ou oralement ; pour un mineur, la signature de la personne qui en est responsable est requise.

Demandes des personnes concernées

Quand un membre, un parent ou un ancien bénévole demande à voir, corriger ou effacer ses données, ouvrez une demande. Le nom, l'e-mail et, si vous l'avez, le Code fiscal servent au système pour retrouver la personne dans les archives. Le Type est l'un des suivants : Accesso, Rectification, Suppression, Limitazione, Portabilità, Opposizione.

Quand vous saisissez la Date de réception, l'Échéance se remplit à 30 jours. Dans la liste, vous voyez combien de jours il reste, en rouge celles qui ont expiré ; le filtre Hors délai les isole.

Depuis la ligne de la demande, vous travaillez avec quatre boutons :

• Prendre en charge met la demande en traitement, enregistre qui l'a prise et recalcule l'échéance à partir de la date de réception.
• Exporter les données produit le document avec les données de la personne (voir plus bas).
• Clôturer avec résultat clôture comme « Réponse fournie à la personne concernée » ou « Demande refusée (à motiver) ». Le texte de la réponse est obligatoire et reste conservé.
• Anonymiser écrase pour toujours les données d'identification (compte, état civil de la fiche membre, ligne du registre des membres) et suspend le compte ; les lignes restent, sans données personnelles. Pour confirmer, cochez la vérification d'identité et écrivez ANONYMISER. Si la personne n'est trouvée ni par l'e-mail ni par le code fiscal, l'opération s'arrête et vous le dit. Les documents chargés, le papier et les sauvegardes ne sont pas touchés.

Sous Autre, vous trouvez Historique : chaque étape, avec qui l'a faite et quand.

L'export des données

Exporter les données vous demande le format : PDF, à remettre à la personne, ou JSON, structuré, pour qui veut emporter ses données ailleurs. Le fichier se télécharge tout de suite et la demande note quand, sous Dernier export généré. Le PDF sort dans la langue de l'association, quel que soit celui qui le génère.

Le document interroge le compte, la fiche membre, les cartes (même les anciennes), les permis, les consentements, les demandes précédentes, le journal des opérations et le registre des membres. Il liste aussi les archives sans résultat et celles que le système ne sait pas attribuer : pièces jointes chargées à la main, courrier, papier, sauvegardes. Le panneau n'envoie rien : la remise, c'est vous qui la faites.

Registre des traitements

Une fiche pour chaque traitement que vous faites : adhésion, inscriptions aux cours, gestion des créneaux. Pour chacun, indiquez Finalité, Base juridique, Catégories de données, Catégories de personnes concernées, Destinataires, Transferts hors UE, Durée de conservation, Mesures de sécurité et, si vous en avez un, le nom et l'e-mail du DPO. Dernière révision vous indique quelles fiches vous n'avez pas revues depuis longtemps.

Violations de données

L'ordinateur portable avec la liste des membres volé, un e-mail envoyé à tous avec les adresses en copie visible : vous l'enregistrez ici. Date de découverte lance le compte des 72 heures ; la colonne Délai 72 h montre ce qui reste, et le filtre Notification à l'autorité de contrôle isole celles qui n'ont pas été notifiées ou sont hors délai.

Préparer la notification vous fait compléter les contacts du DPO, les personnes concernées, les conséquences et les mesures, puis télécharge le PDF. S'il en manque, le PDF les liste en tête et le panneau vous prévient. Le document sort dans la langue de l'association et nomme l'autorité de contrôle de son pays. Il cite la loi de son pays : le RGPD dans l'Union européenne, le UK GDPR au Royaume-Uni et la loi fédérale sur la protection des données (art. 24) en Suisse, où il n'y a pas de délai de 72 heures : on annonce dans les meilleurs délais, et seulement si le risque pour les personnes est élevé.

La notification, c'est vous qui la présentez à l'autorité. Ensuite, Marquer comme notifiée enregistre la date, le destinataire et le numéro de protocole, et la violation passe à « Signalée ». Le destinataire proposé est l'autorité de contrôle du pays de l'association ; là où elle varie selon la région (Allemagne, une par Land), le champ reste vide et c'est vous qui l'écrivez.

Journal des modifications

C'est le journal du module, en lecture seule : prises en charge, exports, clôtures, anonymisations, dossiers et notifications des violations, avec l'utilisateur, la date et l'adresse IP. Depuis le panneau, il ne se modifie pas et ne s'efface pas.

Conservation des données

Combien de temps garder ce qui s'accumule : les notifications envoyées, les messages du chat, les heures de service, les affectations aux créneaux, les inscriptions aux événements, les réponses aux tickets, le journal des modifications. Pour chaque Archive, vous écrivez une seule politique, avec les Jours de conservation et l'Action à l'échéance : Anonymiser retire les données personnelles et garde la ligne (un message sans texte, une notification sans destinataire), Supprimer efface la ligne. Le journal des modifications ne peut qu'être anonymisé, parce qu'il est la preuve de ce qui a été fait.

Chaque nuit à 03h00, le système applique les politiques actives aux lignes plus anciennes que la limite. Dernière exécution vous dit quand il est passé ; s'il indique « jamais » après la première nuit, quelque chose ne va pas. Quand il touche au moins une ligne, il l'écrit dans le journal des modifications. Les documents téléversés, le papier et les sauvegardes ne sont pas touchés.

Les registres italiens

Le groupe Réglementation n'apparaît qu'aux organisations italiennes.

Registre des membres est le livre des membres. Choisissez le Membre : l'état civil et la date d'admission viennent de sa fiche. Ajoutez le N° de registre, le Type de membre (Ordinaire, Membre bienfaiteur, D’honneur, Fondateur) et, quand il sort, la Date d'exclusion/retrait avec le motif. Les lignes ne naissent pas toutes seules quand vous inscrivez un membre : c'est vous qui les ajoutez. Exporter le registre télécharge un CSV pour Excel. Une ligne active reliée au membre est aussi ce qui fait apparaître la Couverture d’assurance sur sa carte ; sans elle, la carte indique « Non renseigné ».

5x1000 tient une année par ligne : montant, date de crédit, finalité, dépenses. Bilan social a les sept sections du D.M. 4/7/2019, une case pour chacune. Comunicazioni al RUNTS rassemble inscriptions, modifications, dépôts et radiations avec leur échéance ; le texte de la communication, vous l'écrivez dans Notes.

Les trois fonctionnent de la même façon. Prepara rendiconto, Prepara bilancio sociale et Prepara comunicazione génèrent le PDF avec l'en-tête de l'association et vous disent ce qui manque. L'envoi se fait sur le portail du ministère ; ensuite, Segna come trasmesso, Segna come depositato ou Segna come trasmessa enregistrent la date et le numéro de protocole.

Par où commencer

Saisissez les types de consentement que vous demandez et une fiche du registre des traitements pour l'adhésion. Si vous êtes une organisation italienne, remplissez le registre des membres en partant des membres actifs. Les demandes et les violations, vous les ouvrez quand elles arrivent : le panneau compte les jours à votre place.